Administration-Manager/-in gesucht bei VAYS Ventures GmbH in Grolsheim / 06.05.2025

Wir bei VAYS Ventures GmbH betreiben erfolgreiche Geschäftsmodelle in verschiedenen Branchen, unter anderem in der Logistik. Unser Team wächst – und wir suchen ab sofort eine motivierte Unterstützung im Backoffice, die mit Organisationstalent, Genauigkeit und guter Laune dafür sorgt, dass im Hintergrund alles läuft! Als Teil unseres Backoffice-Teams unterstützt du uns insbesondere im Bereich Personalverwaltung, vorbereitende Buchhaltung und Mitarbeiterkommunikation. Diese Teilzeitstelle eignet sich ideal für Werkstudenten, Berufseinsteiger oder Menschen, die nebenbei einen anspruchsvollen, aber flexiblen Job suchen. -------------- Nicht nur unser Team, sondern auch unsere Standorte wachsen - zukünftig wirst du flexibel vom Home-Office, aber auch an einem unserer Standorte in Speyer, Mainz oder Bingen arbeiten können.

- Pflege von Mitarbeiterdaten in unseren HR-Systemen (z. B. Zeiterfassung, Personalakten) - Unterstützung bei der vorbereitenden Lohnabrechnung, inklusive Aufbereitung von Arbeitszeiten, Zuschlägen und Bonuszahlungen - Eigenständige Bearbeitung und Sortierung von Posteingängen, insbesondere von Krankenkassen, Behörden und im Bereich HR - Strukturierte Ablage und Verwaltung wichtiger Dokumente in unseren digitalen Systemen - Mitarbeit in der vorbereitenden Buchhaltung, u. a. Erfassung von Eingangsrechnungen - Beantwortung von Mitarbeiteranfragen zu Themen wie Lohnabrechnung, Boni, Arbeitszeiten oder internen Regelungen - Unterstützung im administrativen Onboarding neuer Mitarbeiter (z. B. Unterlagen anfordern, Systeme anlegen, erste Ansprechpartnerfunktion) - Mitwirkung bei internen Audits und Qualitätsprüfungen, insbesondere durch die Aktualisierung und Prüfung von Personaldokumenten

Qualifikation- Zuverlässigkeit und Genauigkeit: Du arbeitest sehr sorgfältig und verlierst auch bei vielen Details nicht den Überblick. - Organisationstalent: Du kannst Aufgaben strukturiert planen, priorisieren und sauber dokumentieren. - Selbstständiges Arbeiten: Du erkennst, was zu tun ist, und bringst Aufgaben eigenverantwortlich zum Abschluss. - Kommunikationsfähigkeit: Du kannst freundlich und klar mit verschiedenen Ansprechpartnern (intern und extern) kommunizieren. - IT-Affinität: Du fühlst dich sicher im Umgang mit digitalen Tools. - Vertraulicher Umgang mit sensiblen Daten: Du weißt, wie wichtig Datenschutz und Diskretion im Umgang mit Personaldaten sind. - Flexibilität und Teamgeist: Du unterstützt dein Team auch, wenn kurzfristig Aufgaben anfallen oder Prioritäten sich ändern.: Anforderungen an den : Grundkenntnisse: Abrechnung, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, -abrechnung, Personalverwaltung, Personalwesen, Buchführung, Buchhaltung Erweiterte Kenntnisse: Korrespondenz, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Postbearbeitung, Büro- und Verwaltungsarbeiten Zwingend erforderlich: Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office)

Flexible Arbeitszeiten – perfekt kombinierbar mit Studium oder privaten Verpflichtungen Home-Office – flexibel nach Aufgabenbereich möglich Praxisnahe Einblicke – wertvolle Erfahrung im HR- und Verwaltungsbereich sammeln Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten – Übernahme weiterer Aufgaben bei Interesse möglich Offenes und kollegiales Team – flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege Moderne digitale Arbeitsumgebung – Hochwertige Ausstattung (z.B. MacBook) und Tools wie Asana, Kenjo, Datev erleichtern deinen Alltag Teamevents und Aktionen – wir feiern Erfolge gemeinsam Sicherer Arbeitsplatz – Teil eines wachsenden Unternehmens mit