Administration-Manager/-in gesucht bei WeSort.AI GmbH in Würzburg / 05.05.2025

Wir sind ein Hightech-Start-up aus Würzburg, das das Recycling durch künstliche Intelligenz revolutioniert und so einen wesentlichen Beitrag zur dringend benötigten Kreislaufwirtschaft leistet. Unsere Deep Learning Systeme ermöglichen dabei sowohl eine granulare Analyse als auch eine Sortierung von z. B. Elektronikschrott und verschiedenen Kunststoffen. Für unsere Systeme wurden wir 2023 als eines von sechs Start-ups bundesweit mit dem renommierten Gründerpreis plus des Bundesministeriums für Wirtschaft (BMWK) ausgezeichnet. 2024 erlangten wir die nächste große Auszeichnung als einer der Gewinner des Deutschen Gründerpreises, initiiert von Stern, Sparkasse, ZDF und Porsche.

Darüber hinaus arbeiten wir im Rahmen von Forschungsprojekten mit namhaften Partnern wie Siemens zusammen und kämpfen so gegen den Klimawandel und die Verschmutzung der Meere.

Als führender Anbieter der DACH-Region und mit dem 2024 erfolgten Markteintritt wächst unser Team rasant.

Dafür suchen wir einen motivierten, positiven und belastbaren Mitarbeiter (m/w/d) mit einer ausgesprochenen Hands-on Mentalität. Du liebst, was du tust, und möchtest mit deinem Team die ganze Branche revolutionieren.

Aufgaben

Das ist deine neue Leidenschaft

• Administrative & operative Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft
• Einkaufs- und Beschaffungsmanagement (Procurement): Recherche, Auswahl, Bestellung und Abwicklung von Produkten und Dienstleistungen, sowie Verhandlungen mit Lieferanten
• Fördermittel- und Antragsmanagement: Identifikation relevanter Förderprogramme, Antragsstellung und Nachverfolgung
• Vorbereitung von Pitch Decks, Datenräumen und relevanten Unterlagen für Finanzierungsrunden
• Prozessoptimierung: Unterstützung bei der Verbesserung interner Abläufe und administrativer Strukturen
• Daten- & Dokumentenmanagement: Verwaltung wichtiger Unterlagen, Verträge und Reports zur Unterstützung der Geschäftsführung
• Eigenverantwortliche Entscheidungsfindung in administrativen und operativen Themen, um das Management zu entlasten

Qualifikation

Damit begeisterst du uns

• Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle, z. B. als Executive Assistant, Chief of Staff, Procurement Manager oder Grant Manager
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine lösungsorientierte, pragmatische Arbeitsweise
• Grundkenntnisse im Einkauf / Procurement sowie Erfahrung im Umgang mit Lieferanten
• Interesse an oder Erfahrung mit Fördermitteln und Antragsstellungen
• Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Entscheidungen zu treffen
• Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word, PowerPoint)
• Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse

Minimum Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Unternehmerisches Mindset
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und sorgfältige Arbeitsweise
• Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Flexibilität, Lernbereitschaft und hohe Hands-on-Mentalität

Bereich: Management / Operations

Start: nächstmöglicher Termin

Vertragsdauer: unbefristet

Arbeitszeit: Vollzeit

Home Office: 10%

Benefits

Das bieten wir dir

• Arbeiten in einem jungen und interdisziplinären Start-Up Team
• Viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum von Anfang an
• Erkundung der Zukunftsfelder „Künstliche Intelligenz“ und „Kreislaufwirtschaft“
• Aktiver Beitrag zum Klimaschutz & Circular Economy
• Aktive Einbindung in Entscheidungen
• Teamgeist und eine familiäre Atmosphäre